TCO Costo Total de Propiedad (Total cost of Ownership), qué es y para qué sirve

El TCO (costo total de propiedad ) es un método de cálculo que representa el costo total de un bien o servicio a lo largo de su ciclo de vida. Este método incorpora costos directos e indirectos.

Los orígenes del TCO

Algunos expertos afirman que el concepto de Costo Total de Adquisición se remonta a los días de Napoleón cuando los ingenieros intentaban evaluar la eficiencia de sus armas analizando su vida útil, reparaciones necesarias, etc.

Una cosa es cierta: este enfoque fue realmente formalizado por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, que luego quiso evaluar todos los costos relacionados con un programa de defensa. Este proyecto resultó en la publicación de una norma militar a finales de la década de 1990. Por tanto, este método lo aplican las empresas, especialmente las industriales, para calcular el coste de producción y así determinar sus márgenes y sus precios de venta.

Definición

El TCO tiene como objetivo analizar el costo real que implica la compra de un producto o servicio a un proveedor determinado, más allá del simple precio de compra. Bill Kirwin, analista de Gartner detrás de este concepto, define el TCO como: «el costo total de adquirir, usar, administrar y eliminar un activo durante todo su ciclo de vida». Así, el TCO agrupa todos los costes a lo largo del ciclo de vida de dicho producto o servicio, combinando costes directos pero también y sobre todo costes indirectos, también denominados costes “ocultos”.

¿Cómo calcular el TCO?

Existen varios modelos para calcular el Coste Total de Adquisición, según el producto o servicio de que se trate (soluciones informáticas, flotas de vehículos, etc.) Por lo general, el costo total de adquisición consta de ocho elementos:

El precio de compra : precio de coste y margen del proveedor
El costo involucrado : transporte, empaque, aduana, condiciones de pago, etc.
El coste de adquisición : funcionamiento del departamento de compras, etc.
El costo de propiedad : gestión de inventario, costo de depreciación, etc.
El costo de mantenimiento : repuestos, conservación, etc.
El costo de uso : valor en uso, operación, servicios, etc.
El coste de la no calidad : cumplimiento de plazos, tratamiento del incumplimiento, etc. El coste de la retirada : reciclaje, reventa, destrucción …

El TCO sigue siendo un enfoque puramente económico. Ya son 15 años, Gartner ha creado una nueva metodología: el valor total de propiedad o el valor de posesión total. Este concepto anima a las empresas a mirar más allá de los costes como principal impulsor de las decisiones al incluir otros beneficios como crecimiento, gestión y reducción de riesgos, sostenibilidad… Es un modelo de cálculo comparable al TCO, que también incluye beneficios adicionales y no monetarios.

Los beneficios del TCO

La reducción de los costes totales de adquisición sigue siendo una de las estrategias más populares de los responsables de la toma de decisiones de compra (32% de las empresas) para crear valor.

El interés del Costo Total de Adquisición puede ser múltiple:

Argumento a favor de las negociaciones con proveedores
Herramienta de gestión para optimizar costes directos o indirectos (evitar desperdicios, sobre-calidades, etc.)
Soporte a la toma de decisiones para outsourcing, internalización, etc.
Evaluación de ROI (retorno de la inversión) o ROTI (retorno de la inversión en el tiempo )
Mejor desempeño financiero a largo plazo.
Costos directos (presupuestados)
Costos de hardware y software (enrutadores, dispositivos de respaldo)
Gestión (pronóstico, adquisición, prueba, implementación, respaldo, mantenimiento) soporte (mesa de ayuda, formación)
Desarrollo Costos de telecomunicaciones (gastos de WAN)
Costos indirectos también llamados costos ocultos (no presupuestados)
Gastos relacionados con el usuario final (uso de compañeros o resolución de problemas sin ayuda, autoformación, desarrollo de aplicaciones personales).
Pérdida de tiempo (pérdida de tiempo, planificada o no, falla de sistemas y aplicaciones, sobrecarga del servicio de mesa de ayuda).
Consecuencias del tiempo perdido (pérdida de beneficios y productividad).

Es importante señalar por un lado que existen varios métodos de cálculo del TCO (Gartner, Interpose …) y por otro lado, que el TCO, al ser un promedio, es diferente para cada sociedad y varía significativamente. Sin embargo, si hay diferencias en los resultados, se puede decir que el TCO es demasiado alto en la mayoría de las empresas. Estos últimos desean implementar métodos sólidos para reducirlo y la adquisición de software de administración de flotas, gestión de flotas y mesa de ayuda es la fuerza impulsora detrás de este enfoque.

Sin embargo, el concepto de TCO no se puede reducir a un simple factor de costo. De hecho, es importante tener en cuenta el costo de una PC frente al beneficio que una empresa puede obtener de ella. Un TCO alto es bastante posible para una empresa que, por ejemplo, confía en sus inversiones tecnológicas para encontrarse en una posición de fuerza en el mercado.

Análisis de TCO en el campo de las TI

En TI, el análisis de TCO se puede aplicar a muchos productos o servicios. Para un servidor, una computadora o un software, por ejemplo, un precio puede parecer atractivo, pero incluye opciones de pago. Por lo tanto, una vez en servicio, estas herramientas informáticas pueden resultar más caras que otro producto más caro de adquirir.

Al comparar dos productos similares, por lo tanto, es importante analizar todas las opciones incluidas y no incluidas en el precio de compra. De manera más general, la visión del TCO le permite comprender mejor el valor general de un activo durante sus compras. Este análisis incluye todo lo que necesita mirar antes de comprar un producto o servicio. Le será de gran ayuda comparar dos soluciones similares.

El TCO, o costo total de adquisición o propiedad, es una herramienta de análisis que brinda una visión más completa del valor de un producto o servicio. Un producto que inicialmente es económico de comprar puede resultar más caro durante su uso. Esto se explica por el hecho de que se tienen en cuenta determinados costes indirectos u ocultos a lo largo del ciclo de vida de un producto. Por tanto, el TCO le ayudará a elegir correctamente entre dos productos o servicios similares.

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