Backup remoto, qué es y por qué es importante. Ante el riesgo de pérdida de información, ante las noticias de grandes empresas involucradas en pérdidas de datos, nos ha parecido relevante, traer a colación el tema. Una encuesta reciente encontró que el 72% de los encuestados habían perdido datos de una unidad en una computadora portátil, de escritorio o inclusive un servidor web.
Si ha trabajado con tecnología durante mucho tiempo, comprende la importancia de mantener sus datos seguros. El uso de un servicio de respaldo remoto puede ser una forma fácil y rentable de hacerlo.
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¿Qué es?
Un backup remoto es una copia de seguridad de los datos que se realiza en un servidor o sistema de almacenamiento ubicado en un lugar distinto al de la ubicación física de los datos originales. Es decir, los datos se copian y se almacenan en un servidor remoto, a menudo a través de Internet o de una red privada, en lugar de hacerse en un dispositivo de almacenamiento local.
Los backups remotos son una forma popular de hacer copias de seguridad de datos importantes porque ofrecen una mayor protección contra la pérdida de datos en caso de un desastre natural, robo, incendio u otros incidentes que podrían afectar a la ubicación física de los datos originales.
Además, los backups remotos también permiten acceder a los datos desde cualquier lugar con una conexión a Internet, lo que es especialmente útil para empresas y organizaciones que tienen empleados trabajando desde diferentes ubicaciones geográficas.
En el pasado, mantener copias de seguridad de datos a través de Internet era un proceso lento y arduo debido a las lentas velocidades de conexión. Como las velocidades han mejorado, las copias de seguridad remotas se han convertido en una realidad. Ahora todo lo que necesita es una conexión a Internet de alta velocidad y un navegador web para proteger sus datos.
Beneficios de respaldo remoto
Configuración fácil
No hace mucho tiempo, si una organización quería tener una copia de seguridad remota, tenía que configurar sus propios servidores, usar un centro de datos remoto y luego descubrir cómo hacer una copia de seguridad eficiente de los datos en el servidor externo sin disminuir la velocidad su conexión a internet en el proceso. Si las personas necesitaban acceder a los datos, generalmente requería un proceso engorroso de conectarse a un servidor remoto y luego buscar los datos que necesitaban.
Afortunadamente, los servicios de respaldo remoto hoy en día son mucho más fáciles. La solución de respaldo está completamente administrada por el proveedor de servicios, por lo que no tiene que preocuparse por mantener el almacenamiento fuera del sitio. El proveedor de servicios generalmente le proporcionará una interfaz basada en la web donde puede acceder a los archivos que necesita.
Fiabilidad
Las copias de seguridad remotas se pueden automatizar fácilmente para que sus copias de seguridad se realicen en la frecuencia que seleccione. Dado que se accede a ellos a través de un navegador web, los archivos se pueden recuperar rápidamente. Los servidores suelen estar alojados en un centro de datos seguro con varios servidores para la conmutación por error.
Seguridad
La seguridad es importante, no solo para su organización, sino también para el proveedor de servicios de respaldo remoto. Además de proporcionar un centro de datos seguro, muchos proveedores de servicios ofrecen cifrado avanzado y protocolos de seguridad actualizados para garantizar que sus datos estén seguros.
Reducción de la carga de trabajo
Dado que las soluciones de respaldo remoto son automáticas y se manejan fuera del sitio, reduce la carga de trabajo para el personal de TI que ya no tiene que manejar esa función. Esto permite que TI brinde más beneficios comerciales a la organización.
Reducción de costo
Mantener soluciones de almacenamiento físico en el sitio puede ser costoso. El hardware debe mantenerse y, a veces, reemplazarse a medida que su organización crece. La compra de soluciones de almacenamiento físico puede ser un gran gasto de capital.
Al usar un servicio de respaldo remoto, puede reducir los costos, ya que solo necesita mantener la cantidad de espacio de respaldo que necesita, en lugar de pagar para mantener un rack de servidores completo.
Mayor protección de los datos
Una copia de seguridad remota le permite mantener sus archivos fuera del sitio. Puede seleccionar carpetas específicas o discos duros completos para hacer una copia de seguridad en un servidor remoto en una ubicación fuera del sitio.
Al mantener una copia de seguridad frecuente o incluso continua de sus datos, minimiza el riesgo de pérdida de datos catastrófica que puede ocurrir como resultado de la corrupción de archivos, falla del disco duro, incendio, robo u otros desastres.
Proteger la reputación de la empresa
Si bien el tiempo de inactividad es inevitable en algunas situaciones, un servicio de respaldo administrado puede ayudarlo a evitarlo. Los negocios prolongados o lentos pueden afectar su reputación y pueden obstaculizar sus posibilidades de éxito en su campo. Con un plan de respaldo, su negocio está protegido y puede estar tranquilo.
Durante la última década, muchas empresas se han ido sin papel. Los cambios en la tecnología han cambiado la forma en que operan las empresas. La mayoría de las empresas almacenan sus documentos en computadoras y servidores, pero hacerlo puede ser peligroso. Los dispositivos pueden fallar y los virus y ransomware pueden atacar a estas infraestructuras.
Sin las copias de seguridad adecuadas, incluso una falla de energía puede dañar un disco duro y provocar la pérdida de datos. Debe explicarle al cliente por qué se interrumpió el servicio y perderá la venta. Es por eso que necesita servicios de copia de seguridad y recuperación de expertos que sepan cómo hacerlo.
Desafíos de la copia de seguridad remota
Portabilidad
Siempre que se registre para un proveedor de servicios, asegúrese de tener una estrategia de salida en caso de que decida irse. Debe tener un plan claramente definido para la portabilidad entre los proveedores de respaldo remotos.
Comprenda su nivel de crecimiento
Piense detenidamente en la cantidad de datos que está respaldando. Al seleccionar un proveedor, asegúrese de que puedan adaptarse a su crecimiento.
Restaurando archivos
Siempre pruebe los escenarios de restauración cuando se mude a un nuevo proveedor.
Ejemplos incluyen:
- ¿Cómo va a restaurar los datos si su equipo informático es destruido por una inundación?
- ¿Su software le permite restaurar el hardware nuevo a su estado utilizable anterior?
- ¿Qué software debe instalarse en cada máquina antes de que pueda comenzar el proceso de restauración?
Claves para implementar con éxito la copia de seguridad remota
Analice a fondo sus datos
Antes de que pueda elegir un proveedor de soluciones de respaldo remoto, necesita saber cuántos datos tiene actualmente, dónde se almacenan, con qué frecuencia se accede y modifica, y el riesgo y el costo de perder esos datos.
Esto puede ser un desafío, ya que algunos empleados almacenarán datos importantes no solo en servidores, sino también en dispositivos remotos. Mantener políticas estrictas sobre dónde se almacenan sus datos puede ser crítico para tener copias de seguridad exitosas.
Planificando sus copias de seguridad
Una vez que sepa cuántos datos necesita hacer una copia de seguridad, necesitará un plan sobre dónde va su organización, no solo dónde se encuentra actualmente. Necesita estimar con éxito la cantidad de datos futuros.
Asegúrese de comprender la cantidad de retención de datos. ¿Cuánto tiempo necesita para almacenar datos? ¿Existe un momento adecuado para que los datos se eliminen para siempre para reducir la responsabilidad?
Proveedores de investigación y servicios
Es importante tener una buena comprensión de las características y beneficios de cada proveedor de servicios. Un factor clave es asegurarse de que el proveedor de servicios le informe a su organización los servicios que se necesitan. No les dé una lista de las características que necesita y permita que digan «claro, hacemos todo eso».
Haga que un abogado revise su contrato de servicio y asegúrese de que la compañía cumpla con sus acuerdos de nivel de servicio. También puede ser una buena idea hablar con algunos de sus clientes existentes (contentos e infelices) para conocer los verdaderos pros y los contras de utilizar su servicio.
Implementación
Una vez que haya seleccionado su proveedor de servicios, trabaje con ellos para planificar la implementación. No hay que subestimar la cantidad de tiempo que va a requerir obtener sus datos inicialmente. Por lo general, esto debe suceder a través de un disco duro portátil para permitirles obtener los datos iniciales. Los métodos que elijan dependerán de la cantidad de datos que se respalde.
Pruebas
Pruebe restaurar los datos utilizando diferentes escenarios para asegurarse de que podrá acceder a sus datos en caso de falla del hardware.
Preguntas y respuestas
¿Qué es exactamente un backup remoto y cómo se diferencia de un backup local?
Un backup remoto es una copia de seguridad de tus datos que se almacena en un servidor o ubicación fuera de tu sitio físico principal. A diferencia del backup local, donde los datos se guardan en dispositivos como discos duros externos o cintas en el mismo lugar, el backup remoto utiliza la nube o servidores externos.
Esta diferencia es crucial en situaciones de desastres naturales, robos o incendios, donde tanto los datos originales como los backups locales podrían perderse. El backup remoto ofrece una capa adicional de seguridad al mantener tus datos en una ubicación separada, garantizando su disponibilidad incluso si ocurre un evento catastrófico en tu ubicación principal.
2. ¿Cuáles son las principales ventajas de utilizar un servicio de backup remoto para mi empresa?
Las ventajas son numerosas. En primer lugar, la seguridad de los datos aumenta significativamente, ya que están protegidos contra desastres físicos y cibernéticos. La accesibilidad es otra ventaja clave, permitiéndote recuperar tus datos desde cualquier lugar con conexión a internet.
Además, los servicios de backup remoto suelen automatizar el proceso, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores humanos. La escalabilidad es otro factor importante, ya que puedes aumentar o disminuir el espacio de almacenamiento según tus necesidades. Finalmente, el cumplimiento normativo es más fácil de alcanzar, ya que muchos servicios de backup remoto cumplen con estándares de seguridad y privacidad como GDPR o HIPAA.
3. ¿Qué tipos de datos debería respaldar con un backup remoto?
Debes respaldar todos los datos críticos para la operación de tu empresa. Esto incluye documentos importantes, bases de datos, correos electrónicos, archivos de clientes, configuraciones de sistemas y cualquier otro dato que, de perderse, afectaría la continuidad de tu negocio. Es fundamental realizar un análisis exhaustivo de tus datos y priorizar aquellos que son esenciales para la recuperación ante desastres. No olvides incluir datos de aplicaciones y sistemas operativos, ya que su restauración puede ser crucial para volver a la normalidad rápidamente.
4. ¿Con qué frecuencia debo realizar backups remotos?
La frecuencia ideal depende de la cantidad de datos que generes y de la criticidad de los mismos. Para datos que cambian constantemente, como bases de datos de transacciones, se recomienda realizar backups varias veces al día o incluso en tiempo real. Para datos menos críticos, un backup diario o semanal puede ser suficiente. Lo importante es establecer una política de backups que se ajuste a las necesidades de tu empresa y asegurarte de que se cumpla rigurosamente.
5. ¿Qué medidas de seguridad se deben implementar al utilizar un backup remoto?
La seguridad es primordial. Asegúrate de que el servicio de backup remoto utilice cifrado de datos tanto en tránsito como en reposo. Implementa autenticación de dos factores para acceder a los backups y realiza pruebas periódicas de recuperación para verificar la integridad de los datos. Además, es crucial elegir un proveedor de confianza que cumpla con las normativas de seguridad y privacidad aplicables a tu industria.
6. ¿Cómo puedo elegir el proveedor de backup remoto adecuado para mi negocio?
Considera factores como la reputación del proveedor, la seguridad que ofrece, la facilidad de uso, la escalabilidad, el soporte técnico y el costo. Busca proveedores que ofrezcan soluciones personalizadas y que se adapten a las necesidades específicas de tu empresa. No dudes en pedir referencias y leer opiniones de otros clientes antes de tomar una decisión.
7. ¿Qué es la regla 3-2-1 del backup y cómo se aplica al backup remoto?
La regla 3-2-1 establece que debes tener tres copias de tus datos, en dos medios diferentes, con una copia fuera del sitio. En el contexto del backup remoto, esto significa tener una copia en tu ubicación principal (por ejemplo, en un servidor local), otra copia en un medio diferente (como un disco duro externo) y una tercera copia en un servidor remoto. Esta estrategia garantiza la máxima protección contra la pérdida de datos.
8. ¿Cómo puedo automatizar mis backups remotos?
La mayoría de los servicios de backup remoto ofrecen herramientas de automatización que te permiten programar backups periódicos. Puedes configurar la frecuencia, el tipo de datos a respaldar y el horario de los backups. La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de olvidar realizar backups importantes.
9. ¿Qué debo hacer si necesito restaurar mis datos desde un backup remoto?
El proceso de restauración varía según el proveedor, pero generalmente implica acceder a la plataforma de backup remoto, seleccionar los datos que deseas restaurar y elegir la ubicación donde se guardarán. Es importante realizar pruebas de restauración periódicas para asegurarte de que el proceso funcione correctamente y de que puedas recuperar tus datos rápidamente en caso de necesidad.
10. ¿Cuáles son los costos asociados con un servicio de backup remoto?
Los costos varían según el proveedor, la cantidad de datos a respaldar, la frecuencia de los backups y las características adicionales que necesites. Algunos proveedores cobran por la cantidad de almacenamiento utilizado, mientras que otros ofrecen planes con tarifas fijas. Es fundamental comparar diferentes opciones y elegir la que mejor se adapte a tu presupuesto y necesidades.
11. ¿Cómo puedo asegurarme de que mis datos estén protegidos durante la transferencia a un servidor remoto?
El cifrado es la clave. Asegúrate de que el proveedor de backup remoto utilice protocolos de cifrado seguros, como SSL/TLS, para proteger tus datos durante la transferencia. Además, verifica que el proveedor cumpla con estándares de seguridad como ISO 27001 o SOC 2.
12. ¿Qué papel juega el backup remoto en la recuperación ante desastres?
El backup remoto es un componente esencial de cualquier plan de recuperación ante desastres. Permite restaurar rápidamente los datos críticos y minimizar el tiempo de inactividad en caso de un evento catastrófico. Un buen plan de recuperación ante desastres debe incluir pruebas periódicas de restauración y procedimientos claros para la recuperación de datos.
13. ¿Cómo puedo monitorear mis backups remotos para asegurarme de que se realicen correctamente?
La mayoría de los servicios de backup remoto ofrecen herramientas de monitoreo que te permiten verificar el estado de tus backups. Puedes configurar alertas para recibir notificaciones en caso de fallos o problemas. Es fundamental revisar regularmente los registros de backups para asegurarte de que todo esté funcionando correctamente.
14. ¿Qué diferencia hay entre backup remoto y sincronización de archivos?
Aunque ambos implican almacenar datos fuera del sitio, el backup remoto y la sincronización de archivos tienen propósitos diferentes. El backup remoto crea copias de seguridad de tus datos para su restauración en caso de pérdida, mientras que la sincronización de archivos mantiene los archivos actualizados en múltiples dispositivos. El backup remoto se enfoca en la protección de datos, mientras que la sincronización de archivos se centra en la accesibilidad y la colaboración.
15. ¿Cuáles son las tendencias futuras en el backup remoto?
El backup remoto está evolucionando rápidamente con el auge de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. Estas tecnologías permiten automatizar aún más el proceso de backup, mejorar la detección de anomalías y optimizar la gestión de datos. Además, la creciente adopción de la nube y la necesidad de proteger datos en entornos híbridos y multi-nube están impulsando la innovación en el campo del backup remoto.
Conclusión
Como la mejor forma de respaldo de datos, el respaldo fuera del sitio puede mantener los datos en el estado más seguro que otras formas de backups. Incluso si hay varios accidentes a nivel local , los datos se pueden recuperar fácilmente.
Ya sea un individuo o una empresa, la copia de seguridad de datos es un indicador importante. Sin embargo, debido a desconocimiento técnico, la mayoría de las empresas no implementan un sistema de copias de seguridad externas y solo realizan copias de seguridad locales en el servidor. Una vez que el disco duro se daña, los datos se perderán por completo.
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